很多企业都不会开会，大事小事都要开会，会议很长且缺乏准备。笔者曾在英国工作过一段时间，现把中国人开会和英国人开会有何不同，其中有哪些经验值得借鉴，提供给大家。

成功的会议是充分策划和科学运作的结果

笔者询问一名在英国工作的中国人和一名经常飞到中国来开会的英国人。中国人说，英国人的会比较简单，大家坐下谈谈，为了活跃气氛，经常提供茶点甚至便餐，但是大家对这些东西就是意思一下，很少有人在这种场合实在地吃一顿。参加会议的人精神都比较集中，主持会议的人也没有废话，开场白短得好像没有，与会者都要参与谈论，但领导轮流发言的情况很少见。开完会就干活，很有效率。

英国人说，中国企业的会开得也不错。准备充足，发言充分，就是有一件事不大适应：有一次开完会要各自回国，大家会有较长时间不见面，主持会议的人就指挥与会者唱起英国歌曲《友谊地久天长》。他着实吃了一惊，也很感动：英国人开商业会议很严肃，是不会唱歌的，中国人待人真有情分。

这两位采访对象都真心诚意地指出对方国家开企业会议的优点，看来各种文化背景的会议都能给人留下良好的印象。研究人员指出，成功的会议不是一种即兴行为，而是充分策划和科学运作的结果。怎样把会开好不仅与文化背景有关，也有科学的规律可遵循，成功的企业会议有几个特征：会议时间恰如其分，与会各方达成共识，会议结果具体有效，会议决定得到落实。

开会前的准备非常重要

导致会议失败的原因很多，比如会议缺乏目的，会议时间和参会人选不合适，与会者不愿坦率直言或者会议在进行当中跑题等等。这些失败的原因大多可以归结为两点：为无需开会就可以解决的问题开会；事先缺乏充分准备。专家提出的建议是：“吝惜会议，并运用得当。”在召集会议之前，管理者应该先想想，是否可以用其他方法实现这次会议的目标，有时候电子邮件、备忘录和非正式谈话可能效果更好。《有效会议》一书的作者巴巴拉-史翠贝尔认为，“当你真正需要参会人员展开讨论的时候，开会才必要。”

另外，开会前制定详细的会议规划，也能够减少不必要的会议。一名管理者说：“细致的预先工作能产生令人惊讶的结果，在准备议程的时候，有时会突然发现，其实并不需要开会。”

在总部位于英国的环球唱片公司里，每周的例会都在60分钟以内。会议负责人在开会之前就清楚地告诉与会人员会议所需要的时间，以便与会的经理们安排自己的工作。由于会议时间有限，开会之前的准备工作变得至关重要：参与会议的人员都与议题密切相关，需要在会上发表意见或与其他人交换意见；需要知道会议结果但不需要发言的人可以事后获得会议纪要，但不安排出席会议；会议的主要议题和基本背景在会前发到了与会人员的信箱中。这样开会时，会议的组织者只做简单的说明就直奔主题，以免每人都要先说几分钟介绍耽误时间。

懂得商业会议行为规则

开会提供各方沟通的机会，但沟通本身并不是开会的目的，会议的目的是通过沟通达成共识。达成共识最简单的方式是会议主持人在结束时做个总结：“我们今天会议的结论是……”，然后分配任务，落实决定。不过，从与会人员的角度来看，要想通过有限的时间达成真正有效的共识并不容易，企业需要通过日常培训让与会者和组织者掌握开会技巧。

商业会议有一些行为标准和心照不宣的规则。例如，作为普通的与会人员，有人请你发表看法时，并不意味着你应该高谈阔论，这可能只是希望你发出赞同的信号。而你在表达反面意见时，应该用正面建议的形式，而不是直截了当地指出别人的错误。会议组织者也要清楚地知道，自己要鼓励大家发表看法，但并不是在主持一个诉苦大会。懂得怎样控制会议的进程并在组织讨论时收放自如，才是会议达成有效共识的基础。

在24小时内分发会议纪要宣布散会并不代表会议结束，整个会议的程序还包括对会议结果的落实。在会议结束24小时之内，每个与会者应该得到相同的强调会议结论的纪要，包括具体的行动计划以及哪些议题仍在讨论当中。随后，管理者对会议布置的任务进行监督和检查。

笔者向英国一些公司询问会议结束后的监督工作，不少人都感到诧异。在他们看来，每名员工进入公司的基本训练之一就是如何汇报工作进度。这种进度汇报的电子邮件从内容到格式都有严格的规定。在这样的公司文化中，每名员工都清楚地知道会后应当在何时何地向何人汇报工作，这并不是为了落实会议结果额外定下的规矩，而是工作的正常程序。